10 fungsi pembantu pentadbiran

The Fungsi pembantu pentadbiran Mereka adalah bantuan dan tugas iringan untuk aktiviti biasa yang dibangunkan oleh syarikat. Oleh itu, mereka adalah asas untuk berfungsi dengan berkesan.

Aktiviti ini biasanya berubah mengikut kawasan perniagaan syarikat di mana mereka bekerja. Sebagai contoh, di pejabat khusus seperti kajian undang -undang, peserta biasanya mempunyai latihan khusus untuk melaksanakan aktiviti tertentu.

Walau bagaimanapun, terdapat fungsi yang sama untuk semua bidang yang biasanya berputar di sekitar pengedaran dan pentadbiran maklumat di pejabat. Ini termasuk pengurusan dokumen, fail dan acara acara.

Tetapi aktiviti ini dapat menjadi lebih luas. Pada beberapa kesempatan Peserta Pentadbiran juga harus berurusan dengan memproses maklumat perakaunan dan bahkan menjamin operasi sumber teknologi syarikat.

Fungsi utama pembantu pentadbiran

1- Pengurusan Dokumen

Salah satu fungsi utama pembantu pentadbiran adalah untuk membantu ahli pejabat dengan dokumen dan pengurusan fail.

Biasanya tugas ini berkaitan dengan penyimpanan, organisasi dan pentadbiran fail. Walau bagaimanapun, pada masa -masa tertentu, mungkin juga perlu menulis, mengedit dan menyemak dokumen.

Di sesetengah syarikat mereka juga diminta untuk melepaskan kad atau nota dan merakam minit mesyuarat yang berlangsung.

Dalam beberapa kes, contohnya apabila undang -undang peguam, latihan khusus diperlukan untuk memenuhi fungsi -fungsi ini: Pembantu pentadbiran mesti memahami istilah dan prosedur undang -undang.

Sebaliknya, pembantu pentadbiran yang bekerja dalam bidang perubatan memerlukan pengetahuan yang berbeza. Mereka mesti mempunyai latihan yang diperlukan untuk rawatan dengan pesakit dan bacaan laporan perubatan.

2- Perancangan Acara

Perancangan Acara Pejabat juga biasanya menjadi tanggungjawab peserta pentadbiran. Saiz tanggungjawab ini boleh berubah mengikut saiz syarikat.

Acara hanya boleh menjadi papan atau makan tengah hari perniagaan, tetapi ia juga boleh menjadi Kongres atau Parti Perniagaan yang lebih besar. Dalam kedua -dua kes, pembantu mesti menguruskan semua kriteria yang berkaitan dengan acara tersebut.

Ini termasuk menghubungi pembekal, membuat tempahan, memilih menu dan hiasan. Tetapi ia juga termasuk menghubungi, menjemput dan mengesahkan peserta, penceramah dan penceramah sekiranya ini diperlukan.

3- Penjagaan Bersemuka untuk Pengguna dan Pelawat

Perhatian pengguna biasanya merupakan salah satu tugas yang paling biasa untuk peserta pentadbiran. Penonton yang perhatiannya sentiasa memberi tumpuan kepada saiz syarikat dan orientasi perniagaannya.

Dalam kes perniagaan kecil yang berkhidmat secara langsung kepada orang ramai, mungkin pembantu pentadbiran harus menerima pelanggan. Apabila ini berlaku, kerja mereka bertujuan untuk membimbing dan menghadiri mereka semasa laluan mereka melalui kemudahan syarikat.

Di syarikat yang lebih besar, pembantu pentadbiran mesti menghadiri pelawat lain sebagai rakan kongsi atau pembekal besar.

Dalam hal ini misi anda adalah untuk membimbing mereka dengan mematuhi agenda dan mesyuarat anda dengan pengurusan atau bidang lain syarikat.

4- Perhatian Telefon dan Maya

Kategori Perkhidmatan Pengguna termasuk Telefon dan Penjagaan Maya. Dalam kes penjagaan telefon, orientasi pelanggan dan rakan kongsi dimasukkan, serta organisasi dan pentadbiran agenda.

Apabila merujuk kepada penjagaan maya, tugas -tugas itu bergantung kepada saluran yang diatur oleh syarikat untuk perkhidmatan awam atau pengurusan maklumat.

Dalam beberapa kes, ia adalah mengenai menguruskan e -mel, menjawab, menghantar atau mengarkibkan mesej yang diperlukan.

Dalam kes lain, apabila saluran komunikasi maya lebih pelbagai, tugas -tugas lain boleh dimasukkan, seperti perhatian kepada orang ramai melalui sistem sembang atau bahkan menjawab kebimbangan melalui rangkaian sosial syarikat.

Di syarikat -syarikat besar, biasa ada kakitangan yang khusus memberi tumpuan kepada perhatian saluran komunikasi ini. Apabila syarikat kecil, tugas ini biasanya kekal di tangan peserta pentadbiran.

5- Pentadbiran Agenda

Pengurusan Agenda biasanya merupakan salah satu tugas yang paling penting bagi peserta pentadbiran. Tanggungjawab ini termasuk menerima pelantikan dan permohonan mesyuarat melalui telefon, muka -ke -muka atau dalam talian, dan menganjurkannya dalam agenda mengikut kriteria yang ditetapkan.

Ia juga termasuk pengaturcaraan mesyuarat di dalam dan di luar syarikat, makan tengah hari dan perjalanan perniagaan.

Dalam kes -kes terakhir ini, rizab pembantu, hotel, restoran atau bilik mesyuarat juga menjadi tanggungjawab pembantu yang diperlukan.

6- Perakaunan

Pada beberapa kesempatan Peserta Pentadbiran bertanggungjawab untuk pemantauan dan pendaftaran perbelanjaan yang berlaku di dalam syarikat. Tugas ini boleh menjadi mudah, seperti pendaftaran perbelanjaan tertentu pada spreadsheet.

Dalam beberapa kes pembantu diminta menjalani latihan untuk pembangunan tugas yang lebih kompleks. Sebagai contoh, tanggungjawab anda mungkin termasuk pembentangan laporan perakaunan kepada pengurusan.

Biasanya ini bergantung pada saiz syarikat. Sebuah syarikat besar biasanya mempunyai peranan yang lebih khusus; Dalam maklumat perakaunan ini ditadbir oleh seseorang yang diupah untuk tujuan itu.

Walau bagaimanapun, salah satu kemahiran asas bagi mana -mana pembantu pentadbiran adalah perisian perakaunan pejabat, seperti Microsoft Excel.

7- Pengurusan Teknologi

Pengurusan Sumber Teknologi juga merupakan sebahagian daripada fungsi peserta pentadbiran. Dalam pengertian ini, tanggungjawabnya adalah untuk memastikan bahawa semua alat yang diperlukan untuk operasi syarikat beroperasi dengan baik.

Ini termasuk sandaran maklumat yang terkandung dalam peralatan komputer dan kemas kini antivirus, antara tugas lain.

Sebaliknya, pentadbiran peralatan seperti projektor dan komputer riba dimasukkan. Ia juga membayangkan semakan dan penyelenggaraan peralatan yang diperlukan untuk pembangunan biasa aktiviti yang berada di bawah tanggungjawab mereka.

Ini tidak bermaksud bahawa pembantu pentadbiran mesti mempunyai pengetahuan teknikal. Kerja anda terdiri daripada pengambilan pekerja teknikal yang melakukan penyelenggaraan peralatan secara berkala untuk mengelakkan kemunduran.

8- Koleksi Surat-menyurat dan Parcel

Penerimaan dan penghantaran surat -menyurat dan bungkusan akan menjadi fungsi pembantu pentadbiran. Ini akan menyedari penghantaran ikuti -up bayaran jika perlu. Sebaliknya, anda mesti menguruskan surat -menyurat dan menyerahkannya ke jabatan yang sepadan.

9- Pengurusan Data Personel

Pembantu pentadbiran mesti mengawal data peribadi pekerja syarikat atau institusi. Ini akan berfungsi untuk membuat kes itu diperlukan, Auxiliary dapat memberikan maklumat dengan cepat. Untuk melakukan ini, dia akan menjaga mendapatkan pengenalpastian atau data faedah setiap pekerja.

10- Transkripsi Maklumat

Dalam mesyuarat, ada kemungkinan kehadiran pembantu pentadbiran dikehendaki mengambil perhatian di atas dan kemudian menyalinnya ke format bertulis. Perkara yang sama akan berlaku jika beberapa perbualan diambil oleh audio dan perlu ditranskripsikan.

Kemahiran pembantu pentadbiran

Antara kemahiran dan keupayaan pembantu pentadbiran boleh disebutkan:

- Pengetahuan Pejabat (pangkalan data, spreadsheet, pemproses teks, program edisi diri ...).

- Kemahiran komunikasi.

- Untuk dianjurkan.

- Keupayaan untuk menguruskan masa dan sumber.

- Ingatan yang baik. 

- Kemahiran dengan program komputer. 

- Kemahiran untuk menaip.

- Kapasiti sintesis.

- Kapasiti untuk kerja berpasukan.

- Tahap penulisan, ejaan dan pemahaman membaca yang baik.

- Kecekapan dan produktiviti.