Kawalan dalam pentadbiran

Apa itu kawalan dalam pentadbiran?

Dia Kawalan dalam pentadbiran Ia merujuk kepada mewujudkan piawaian, mengukur prestasi sebenar pekerja dan mengambil langkah -langkah pembetulan yang sepadan dalam menghadapi kemungkinan penyimpangan dari aktiviti organisasi.

Apabila strategi ditubuhkan dan rancangannya diuraikan, pentadbiran mempunyai tugas utamanya untuk mengambil langkah -langkah yang sepadan untuk memastikan rancangan ini dijalankan atau, jika keadaan membenarkannya, ia diubah suai.

Fungsi kawalan bertujuan untuk memastikan pekerja melakukan apa yang harus mereka lakukan, kerana mentadbir membayangkan membimbing kerja orang lain. Ini adalah fungsi asas kawalan pentadbiran.

Sistem kawalan pengurusan yang baik merangsang tindakan, ketika mengesan variasi yang signifikan dari pelan asal dan menonjolkannya supaya orang dapat menyelesaikan sesuatu. Kawalan mesti memberi tumpuan kepada hasilnya.

Fungsi kawalan pentadbiran boleh menjadi faktor penentu kejayaan organisasi. Semua syarikat yang mengambil proses mereka dengan serius harus mempertimbangkan pelaksanaan pengurusan kawalan.

Asal

Pada tahun 1920 -an, jurutera Henri Fayol membangunkan teori umum untuk pentadbiran perniagaan, yang banyak disebut fayolisme. Ia diiktiraf secara meluas sebagai salah satu pengasas kaedah pengurusan moden dan prinsipnya masih berlaku bertahun -tahun kemudian.

Fayol mencadangkan bahawa terdapat lima fungsi pengurusan utama: perancangan, organisasi, koordinasi, pengurusan dan kawalan. Dan prinsip pengurusan kawalan atau pengurusan perubahan ini tersedia untuk kepentingan syarikat.

Fungsi kawalan Fayol tetap relevan dalam erti kata bahawa bagi pengurus untuk menganalisis penyimpangan dan membuat pelarasan yang diperlukan harus menerima maklum balas mengenai proses yang dipersoalkan.

Hari ini aspek pengurusan dapat dijalankan menggunakan platform dalam talian, tetapi prinsip dan objektifnya tetap sama.

Mengapa anda memerlukan kawalan dalam pentadbiran?

Kawalan adalah perlu untuk memastikan pekerja bertindak memihak kepada organisasi

Sekiranya semua kakitangan selalu melakukan yang terbaik untuk syarikat, mengawal dan juga pentadbiran tidak perlu.

Walau bagaimanapun, kadang -kadang pekerja tidak berusaha untuk meneruskan kepentingan terbaik organisasi, jadi satu siri kawalan mesti dilaksanakan untuk melindungi diri mereka daripada tingkah laku yang tidak diingini, selain mempromosikan tindakan yang diingini.

Jenis masalah penting terhadap sistem kawalan pentadbiran adalah batasan peribadi. Orang tidak selalu memahami apa yang diharapkan daripada mereka atau bagaimana mereka dapat melakukan pekerjaan mereka dengan lebih baik, kerana mereka dapat kekurangan kapasiti, latihan atau maklumat yang diperlukan.

Boleh melayani anda: unit setara

Jenis kawalan

Kawalan pengawalseliaan

Kawalan pengawalseliaan menggalakkan pencapaian objektif dalam dasar kawalan pentadbiran, kerana ia adalah hasil dari prosedur operasi standard dan dasar semasa sebuah syarikat.

Kuncinya adalah untuk memadankan objektif organisasi, seperti kepuasan pelanggan, dengan kawalan pengawalseliaan, seperti prosedur dan dasar Syarikat. Penting untuk mencapai keseimbangan jenis yang betul antara kawalan pentadbiran yang sangat sedikit dan terlalu banyak. Terdapat tiga jenis kawalan pengawalseliaan:

• Birokrasi.
• Kewangan.
• Kualiti.

Kawalan birokrasi

Kawalan birokrasi berasal dari pihak berkuasa, kerana kedudukan seseorang dalam lingkungan syarikat. Semakin tinggi hierarki syarikat, semakin banyak kawalan yang anda akan ada mengenai dasar dan prosedur operasi.

Soalan yang paling penting untuk kawalan ini adalah bagaimana untuk memelihara rantaian perintah dan menjana fleksibiliti dalam sistem. Adalah mungkin melalui prosedur operasi standard yang mewakilkan semua tanggungjawab untuk rantaian perintah menurun.

Kawalan kewangan

Kawalan Kewangan merangkumi objektif penting yang berkaitan dengan kewangan, yang mana pihak pengurusan bertanggungjawab. Ia lebih popular di kalangan pelbagai unit perniagaan strategik.

Pengurus bertanggungjawab untuk mengekalkan kos yang sejajar dan mencapai objektif kewangan yang menyumbang kepada keuntungan umum syarikat.

Kawalan kualiti

Jenis kawalan ini mempengaruhi hasil akhir produk atau perkhidmatan yang ditawarkan kepada pelanggan. Anda perlu memastikan kawalan ini bahawa terdapat ruang untuk penyeragaman dan kreativiti.

Kawalan pengawalseliaan

Ia berdasarkan corak tindakan yang diterima yang mengawal pengurusan dan tingkah laku pekerja. Ia membantu memahami tingkah laku tertentu yang boleh diterima dan yang kurang dapat diterima. Kawalan pengawalseliaan merangkumi dua jenis piawai:

• Piawaian pasukan

Mereka adalah peraturan tidak rasmi yang menjadikan ahli -ahli pasukan menyedari tanggungjawab mereka. Ini adalah bagaimana ahli pasukan berinteraksi antara satu sama lain dari masa ke masa, kerana semua orang akan melalui fasa pertumbuhan.

Boleh melayani anda: modal kerja

Ini adalah pengaruh yang kuat terhadap tingkah laku dan ternyata menjadi sebahagian daripada kawalan pentadbiran.

• Piawaian budaya organisasi

Jenis kawalan pentadbiran ini berdasarkan budaya organisasi dan melibatkan nilai bersama, ritual dan kepercayaan organisasi. Kerja berpasukan dan kerjasama penting untuk menyelaraskan standard dan matlamat.

Fasa kawalan pentadbiran

Bergantung pada saiz organisasi, satu atau lebih orang mengambil bahagian dalam kawalan

Kawalan mempunyai beberapa fasa:

Menubuhkan piawaian

Piawaian adalah kriteria yang ditetapkan untuk menilai prestasi. Mereka dipilih dalam perancangan yang mengukur prestasi, supaya pengurus dapat menerima petunjuk tentang bagaimana semuanya berjalan dan tidak perlu memantau setiap langkah dalam pelaksanaan rancangan itu.

Unsur -unsur piawai ini membentuk objektif yang boleh diukur, yang untuk kawalan sangat penting. Sebagai contoh, dalam sebuah syarikat perindustrian, anda boleh menyeragamkan matlamat pengeluaran dan jualan, objektif bantuan kerja, rekod keselamatan, dll.

Sebaliknya, di industri perkhidmatan, piawaian boleh termasuk masa pelanggan perlu menunggu di ekor bank atau bilangan pelanggan baru yang tertarik dengan kempen pengiklanan.

Mengukur prestasi

Pengukuran prestasi mesti dijalankan berkenaan dengan piawaian dengan tujuan untuk masa depan, supaya penyimpangan dapat dikesan sebelum ia berlaku, mengelakkan tindakan yang sesuai.

Sekiranya piawaian dijelaskan dengan betul dan mekanisme tersedia untuk menentukan dengan tepat apa yang dilakukan oleh pekerja, cukup mudah untuk menilai prestasi sebenar atau yang dijangka.

Sebagai contoh, ia boleh menjadi mudah untuk mewujudkan standard jam kerja untuk pembuatan artikel yang dihasilkan secara massal dan ia boleh menjadi sama mudah untuk mengukur prestasi terhadap standard itu dalam jenis kerja yang unik.

Walau bagaimanapun, terdapat banyak aktiviti yang sukar untuk membangunkan piawaian yang tepat dan terdapat banyak aktiviti yang sukar untuk diukur. Sebagai contoh, mengawal kerja pengurus hubungan buruh tidak mudah, kerana tidak mudah untuk membangunkan piawaian yang ditetapkan.

Ketua pengurus jenis ini didasarkan pada piawaian yang tidak tepat, seperti sikap kesatuan, semangat dan kesetiaan bawahan, indeks putaran buruh, dll.

Tentukan sama ada prestasi bertepatan dengan standard

Ini adalah langkah yang mudah tetapi penting dalam proses kawalan. Ia menyiratkan membandingkan hasil yang diperoleh dengan piawaian yang telah ditetapkan. Sekiranya prestasi bertepatan dengan standard, pengurus boleh mengandaikan bahawa semuanya terkawal. Dalam kes ini, pengurus tidak perlu campur tangan dalam operasi organisasi.

Boleh melayani anda: Pertubuhan Matrix: Ciri dan Contoh

Mengamalkan langkah -langkah pembetulan

Langkah ini menjadi penting apabila prestasi tidak memenuhi standard dan analisis menunjukkan bahawa tindakan pembetulan diperlukan. Tindakan pembetulan ini dapat membayangkan perubahan dalam satu atau lebih aktiviti operasi syarikat.

Sebagai contoh, pengurus cawangan bank dapat mengetahui bahawa lebih banyak ATM diperlukan untuk memenuhi standard lima minit yang telah ditetapkan sebelumnya.

Kawalan juga boleh menunjukkan kewujudan piawaian yang tidak boleh diterima. Tindakan pembetulan dalam kes ini dapat menyiratkan harus mengubah standard asal, bukannya mengubah prestasi.

Kecuali pengurus melihat proses kawalan sehingga kesimpulan mereka hanya akan memantau prestasi, bukannya menjalankan kawalan. Penekanan harus selalu merangka cara yang membina untuk membawa prestasi ke standard, bukan hanya mengenal pasti kegagalan.

Contoh kawalan

Pengurus organisasi menjalankan aktiviti kawalan setiap hari:

• Perhatikan sama ada pekerja atau jabatan organisasi tertentu mengikuti prosedur perniagaan (kawalan birokrasi).
• Pengurus meluluskan bahawa pekerja atau jabatan melakukan aktiviti baru yang diperlukan dalam organisasi (kawalan birokrasi).
• Pengurus meluluskan bahawa pekerja atau jabatan melakukan perbelanjaan (kawalan birokrasi).
• Ukur pengebilan minggu, minggu atau bulan tertentu (kawalan kewangan).
• Ukur perbelanjaan satu hari, minggu atau bulan (kawalan kewangan).
• Pengurus jabatan atau kepala kilang menilai tahap kualiti purata unit yang dihasilkan (kawalan kualiti).
• Pengurus menilai sama ada peraturan yang ditetapkan dalam panduan pekerja (kawalan pengawalseliaan) sedang diikuti.

Rujukan

1. Kenneth Merchant (1982). Fungsi kawalan pengurusan. MIT SLOAN. Diambil dari: SloanReview.MIT.Edu.
2. Workfront (2019). Apakah pengurusan kawalan dan mengapa estennial? Diambil dari: Workfront.com.
3. Hitsh Bhasin (2019). Kawalan Pengurusan: Makna, Jenis, & Ciri Kawalan Pengurusan. Pemasaran91. Diambil dari: Pemasaran91.com.
4. Idunote (2020). 4 langkah dalam proses kawalan dalam pengurusan perniagaan. Diambil dari: idunote.com.
5. Wikipedia, Ensiklopedia Percuma (2020). Kawalan (Pengurusan). Diambil dari: dalam.Wikipedia.org.