Berapakah kitaran hidup dokumen?

Dia Kitaran dokumen penting Ia terdiri daripada berturut -turut peringkat di mana fail bergerak sepanjang hayatnya yang berguna. Fasa -fasa ini, terdiri daripada penciptaan dokumen, melalui semua kegunaan dan pengubahsuaiannya, sehingga ia dimusnahkan atau difailkan secara kekal.

Konsep kitaran hayat dokumen dicipta di Amerika Syarikat selepas Perang Dunia II. Ini mematuhi keperluan untuk mencari cara yang sesuai untuk menguruskan banyak fail yang telah terkumpul.

Sumber Imej: Wikimedia.org.

Setiap disiplin secara berbeza menangani kitaran hayat dokumen, dengan mengambil kira pendekatannya dan sifat fail. Sebagai contoh, kitaran hayat dokumen undang -undang boleh mempunyai peringkat yang berbeza untuk mereka yang mempunyai dokumen akademik.

Dalam setiap kes, pertimbangan masa dokumen mesti disimpan, bagaimana hendak disimpan atau apa yang betul penggunaannya. Begitu juga, terdapat juga pendekatan yang berbeza pada peringkat kitaran hayatnya.

Contohnya, mungkin ada dokumen tanpa sebarang nilai bagi syarikat atau untuk entiti kerajaan kerana zaman dahulu. Walau bagaimanapun, fail yang sama ini boleh mempunyai nilai sejarah yang tinggi untuk muzium.

Perbezaan asas lain adalah yang wujud antara dokumen analog dan digital. Walaupun, kepentingannya terletak pada kandungan dokumen, kewujudan arkib digital membayangkan khususnya dalam manipulasi mereka dan di peringkat kitaran hidup mereka.

Tiga umur dokumen

Imej: SlidePlayer

Pada tahun 1972 ahli sejarah Carlos Wyffels mencadangkan teori tiga peringkat umur. Menurut ini, dokumen adalah objek yang mempunyai proses penting di mana kegunaan mereka berubah.

Dapat melayani anda: 10 tradisi dan adat istiadat zacatecas yang paling popular

Secara umum, dokumen mempunyai penggunaan intensif sejurus selepas penciptaan mereka dan untuk masa tertentu. Walau bagaimanapun, dari masa ke masa penggunaan ini dikurangkan sehingga masa ia berhenti sepenuhnya, sama ada kerana mereka diarkibkan atau dimusnahkan.

Menurut Wyffels, kitaran ini di mana semua dokumen sedang dibahagikan kepada tiga peringkat umur: umur pentadbiran atau aktif, umur pertengahan atau separuh aktif dan tidak aktif atau bersejarah.

Umur pentadbiran atau aktif (fail pengurusan)

Merujuk kepada tempoh aktif dokumen. Ia bermula pada masa penciptaannya dan melalui pelbagai peringkat di mana ia dirujuk, dipindahkan dan dikongsi bersama.

Contohnya, umur pentadbiran tiket perkhidmatan awam bermula apabila ia dihasilkan. Kemudian, ia terus bergerak untuk masa yang terhad: semasa penghantaran mel atau dihantar melalui e -mel, semasa berunding dan apabila dibayar.

Umur pertengahan atau separuh aktif (arkib pusat)

Adalah tempoh di mana dokumen telah kehilangan kegunaan yang dibuatnya. Oleh itu, ia tidak mempunyai penggunaan yang aktif seperti di zaman pentadbiran. Walau bagaimanapun, ia dipelihara dan boleh dirujuk dengan cara yang jarang berlaku.

Sebagai contoh, usia pertengahan tiket perkhidmatan bermula apabila, setelah membayarnya, ia difailkan dalam folder. Kemungkinan besar dia tidak akan pernah dirujuk lagi, bagaimanapun, dia tetap difailkan sekiranya berlaku kebimbangan.

Kehidupan separuh aktif dokumen boleh berubah mengikut jenis dokumen dan mengikut konteksnya. Dokumen undang -undang, sebagai contoh, boleh menjalani kehidupan aktif yang lebih luas daripada tiket perkhidmatan awam.

Ia boleh melayani anda: Lelaki: Asal, Ciri, Perbezaan dengan Feminisme

Umur yang tidak aktif atau Umur Sejarah (Arkib Sejarah)

Merujuk kepada tempoh akhir fail. Walau bagaimanapun, tidak semua fail mempunyai destinasi yang sama. Bergantung pada sifat mereka, mereka boleh ditukar menjadi sejarah atau dimusnahkan.

Arkib Sejarah adalah mereka yang mempunyai nilai budaya atau penyelidikan. Oleh itu, semasa tahap ini mereka diperolehi kaedah pemeliharaan yang menjadikannya dengan cara yang paling banyak.

Peringkat kitaran penting dokumen

Teori Tiga Ages menetapkan secara umum fasa asas yang semua dokumen sedang berjalan. Walau bagaimanapun, terdapat juga tahap lain yang lebih spesifik yang menentukan kegunaan dan manipulasi dokumen.

Peringkat di mana dokumen akan melalui bergantung pada nilainya, penggunaan dan konteksnya. Selaras dengan ciri -ciri ini, ia ditentukan apakah fasa yang mesti dilalui dan apakah peruntukan teknikal dan pentadbiran bagi masing -masing.

Ini adalah beberapa peringkat utama di mana dokumen berlalu sepanjang hayatnya yang berguna:

1-penciptaan: Ia terdiri daripada penciptaan dokumen, sama ada dalam format bercetak atau digital.

2-Sweetiness: Menurut format di mana dokumen telah dibuat, ia disimpan fizikal atau digital. Dalam beberapa kes, peringkat digitalisasi juga dipertimbangkan, apabila ia adalah sebahagian daripada proses.

3-Kategori: Ia merujuk kepada organisasi, klasifikasi atau pengindeksan dokumen mengikut parameter yang ditetapkan dalam setiap konteks.

4-Transference: merujuk kepada penghantaran dan/atau penghantaran dokumen mengikut ciri -cirinya. Pada hari ini ini boleh merujuk kepada penghantaran melalui mel fizikal atau penghantaran e -mel mengikut kemungkinan.

Ia boleh melayani anda: Alebrijes: Asal dan Jenis Seni Mexico ini

5-pengedaran: Tahap ini merujuk kepada dokumen yang digunakan untuk kegunaan atau keperluan awam, oleh itu selepas dicipta, mereka perlu didedahkan kepada sekumpulan orang tertentu.

Penggunaan 6-kolaboratif: Pada masa ini, fail boleh diatur untuk kegunaan bersama dan penyuntingan. Tahap ini adalah penampilan baru -baru ini dan dianggap secara eksklusif untuk dokumen digital.

7-Konsultasi: Ia merujuk kepada peringkat di mana dokumen disusun dengan niat bahawa mereka boleh dirujuk. Semasa proses ini, peruntukan keselamatan dan/atau kebolehcapaian sangat penting, bergantung kepada orang ramai yang diharapkan dapat mengakses maklumat tersebut.

8-archivado atau kemusnahan: Ini adalah peringkat terakhir dalam kitaran hayat semua dokumen. Sepadan dengan saat ia diputuskan sama ada ia mempunyai nilai sejarah yang mencukupi untuk dipelihara atau sebaliknya, ia dimusnahkan.

Sumber

1. Kolej Darmouth. (S.F.). Siklus Kehidupan Dokumen: Definisi, Teknologi Sokongan, dan Aplikasi. Pulih dari: Dartmouth.Edu
2. González, l. (2015). Siklus Dokumen Vital: 3 Teori umur. Pulih dari: bibliopos.adalah
3. Larrivee, b. (2013). Apakah kitaran hayat pengurusan dokumen elektronik? Pulih dari: documentmedia.com
4. Rouse, m. (S.F.). Dokumen Lifecle. Pulih dari: Whatis.TechTarget.com
5. Yebra, m. (2016). Dokumen Hayat Dokumen - Sistem Arkib Sepanyol. Pulih dari: normadat.adalah.