Setiausaha Eksekutif

Setiausaha Eksekutif adalah orang yang menyokong eksekutif syarikat yang tinggi

Apakah Setiausaha Eksekutif?

The Setiausaha Eksekutif Ini adalah pekerjaan atau profesion yang memberi sokongan maksimum kepada pekerja yang tinggi di syarikat atau organisasi. Ia akan menjadi orang yang akan mengatur dan mengekalkan jadual eksekutif dan membantu mereka melaksanakan pelbagai tugas pentadbiran.

Objektifnya adalah untuk menyumbang kepada kecekapan umum perniagaan, dengan memastikan bahawa semua tugas pentadbiran yang diberikan akan dijalankan dengan tepat pada masanya dan efisien.

Setiausaha adalah orang yang memberikan sokongan pentadbiran, dan dapat melaksanakan tugas -tugas seperti menulis dan mengarkib, menjawab telefon dan menghantar mesej.

Setiausaha Eksekutif, atau Pembantu Pentadbiran, juga membuat beberapa aktiviti ini, sebagai tambahan kepada penyelarasan pejabat, penyelidikan produk, interaksi dengan pembekal, permintaan untuk produk dan penciptaan pangkalan data.

Biasanya, setiausaha eksekutif menerima upah yang lebih tinggi daripada setiausaha, kerana mereka melaksanakan fungsi peringkat tinggi dan mempercepat produktiviti pejabat. Mereka boleh menduduki kedudukan ini lelaki dan wanita.

Profil Setiausaha Eksekutif

- Sarjana Muda Pentadbiran Perniagaan atau Bidang Berkaitan.

- Pengalaman terbukti sebagai setiausaha eksekutif atau peranan pentadbiran yang serupa.

- Berkompeten dalam pengurusan Microsoft-offfice dengan cara yang penting, dan dalam perisian "back-offfice", contohnya, sistem ERP.

- Pengetahuan mendalam mengenai pentadbiran pejabat dan prosedur perakaunan asas, serta perbendaharaan kata teknikal yang berkaitan yang ditangani dalam industri.

- Kebiasaan dengan kaedah penyelidikan asas dan dengan teknik untuk pembentangan laporan.

Boleh melayani anda: perubahan struktur: konsep, ciri, contoh

- Kemahiran pengurusan masa dan pengurusan masa yang sangat baik.

- Kemahiran komunikasi dan rundingan yang luar biasa.

- Integriti dan kerahsiaan.

- Tunjukkan kelajuan dan keupayaan dalam pengurusan masa dan keupayaan multitasking (multitask).

Kemahiran diperlukan

- Setiausaha Eksekutif mesti cekap di kemahiran asas seperti menulis, tatabahasa, ejaan dan tanda baca, dan pengalaman menggunakan peralatan pejabat dan aplikasi perisian, seperti pemprosesan teks, spreadsheet dan grafik.

- Mereka mesti mempunyai kemahiran yang sangat baik untuk menguruskan masa dan keupayaan untuk memenuhi pelbagai tanggungjawab dengan berkesan.

- Ia juga memerlukan kualiti lain, seperti penghakiman yang baik, diplomasi, kebijaksanaan dan Keupayaan untuk menyelesaikan masalah secara autonomi.

- Mereka memerlukan pepejal kemahiran komunikasi Untuk berinteraksi dengan orang ramai, tulis laporan dan semakan penerbitan.

- Tahu Beri perhatian Apa yang dikatakan orang lain, meluangkan masa untuk memahami mata yang ditanya, bertanya soalan yang sesuai dan tidak mengganggu dalam detik -detik yang tidak sesuai.

- Pemahaman keseluruhan doa dan perenggan bertulis Dalam dokumen yang berkaitan dengan kerja.

- Berkomunikasi dengan jelas Dengan orang lain untuk menghantar maklumat dengan berkesan.

- Mempunyai Komunikasi bertulis yang berkesan, seperti yang paling sesuai untuk keperluan penonton.

- Mereka mesti mengembangkan pemikiran kritikal, Penggunaan logik dan alasan untuk mengenal pasti kekuatan dan kelemahan penyelesaian alternatif, kesimpulan atau pendekatan kepada masalah yang timbul.

- Dapat menganggap a Pembelajaran Proaktif, Memahami implikasi maklumat baru untuk menyelesaikan masalah dan membuat keputusan semasa.

Boleh melayani anda: buruh langsung

- Mampu untuk Semak dan menilai prestasi mereka sendiri dan orang lain atau organisasi, untuk membuat penambahbaikan atau mengambil langkah pembetulan.

Fungsi Setiausaha Eksekutif

- Setiausaha Eksekutif boleh bertanggungjawab untuk kotak kecil dan perakaunan, tetapi juga boleh mentadbir belanjawan.

- Anda boleh menerbitkan item di laman web, walaupun anda juga boleh mereka bentuk dan menguruskan laman web.

- Anda boleh membuat kemasukan data ke dalam spreadsheet yang telah dirancang dan digunakan untuk melaporkan fungsi.

- Setiausaha Eksekutif boleh mengawasi kakitangan pentadbiran. Beliau sering memberitahu pengarah eksekutif, dan boleh menyokong satu atau lebih eksekutif peringkat tinggi.

Tanggungjawab

Perhatian kepada eksekutif

- Mengekalkan jadual eksekutif dan bantuan dalam perancangan pelantikan, mesyuarat Lembaga Pengarah, Persidangan, dll.

- Menghadiri mesyuarat untuk membuat minit dan mengadakan minit, kemudian menyusunnya, menyalin dan mengedarkannya.

- Buat semua pengaturan perjalanan untuk eksekutif: pembelian laluan, tempahan hotel, penghantaran, pengurusan dan kajian semula dokumentasi yang berkaitan, dll.

- Menjalankan siasatan yang dipertanggungjawabkan, mengumpul data dan menyediakan dokumen atau laporan untuk dipertimbangkan dan persembahan oleh eksekutif, jawatankuasa dan sendi pengarah, seperti yang ditetapkan.

- Mengendalikan dokumen sulit, memastikan bahawa mereka tetap dilindungi dan selamat.

Interaksi dalaman dan luaran

- Menerima dan menapis panggilan telefon, mengalihkannya kepada orang yang sesuai apabila senang.

- Mengendalikan, mengutamakan dan mengedarkan semua surat -menyurat yang masuk atau keluar (e -mel, huruf, faks, pakej, dll.), membaca dan menganalisis memorandum, persembahan dan laporan masuk untuk menentukan kepentingan mereka dan merancang pengedaran mereka.

Ia boleh melayani anda: Ekonomi Perindustrian: Konsep, Kepentingan, Contoh Mexico

- Sediakan jawapan kepada surat -menyurat yang mengandungi konsultasi rutin.

- Mengawasi penggunaan bekalan pejabat dan merundingkan terma dengan pembekal untuk memastikan pesanan lebih menguntungkan.

- Berjumpa dengan individu, kumpulan minat khusus dan lain -lain, bagi pihak eksekutif, jawatankuasa dan lembaga pengarah.

- Mengalu -alukan pelawat dan menentukan sama ada mereka harus diberi akses kepada orang tertentu tertentu.

Sokongan pentadbiran

- Simpan rekod elektronik dan kertas yang difailkan, memastikan maklumat itu dianjurkan dan mudah diakses untuk memulihkannya dengan cepat.

- Sediakan invois, laporan, surat, penyata kewangan dan dokumen lain, menggunakan perisian pemprosesan teks, spreadsheet, pangkalan data dan/atau persembahan, juga memberikan bantuan yang sepadan dalam perakaunan.

- Melaksanakan tugas pejabat umum, seperti mengekalkan sistem pentadbiran dan membawa kerja perakaunan asas.

- Menyelaras dan mengarahkan perkhidmatan pejabat, seperti rekod dan penyediaan belanjawan, untuk membantu eksekutif.

- Menubuhkan dan Mengawasi Dasar dan Prosedur Pentadbiran, baik untuk pejabat dan pekerja organisasi.

- Semak semula amalan dan prosedur operasi untuk menentukan sama ada penambahbaikan boleh dibuat dalam bidang seperti aliran kerja, pelaporan atau prosedur perbelanjaan.

- Menyelia dan melatih kakitangan pentadbiran lain.

Rujukan

1. Boleh dilaksanakan. Penerangan Pekerjaan Setiausaha Eksekutif. Diambil dari sumber.Boleh dilaksanakan.com.
2. Hrvillage. Penerangan Pekerjaan Setiausaha Eksekutif. Diambil dari Hrvillage.com.
3. BSR. Tanggungjawab Setiausaha Eksekutif. Diambil dari BeastSampleresume.com