Jenis dokumen

A dokumen Ini adalah rekod yang terwujud dari aktiviti tertentu yang dijalankan oleh seseorang atau organisasi. Dokumentasi ini boleh dibentangkan dalam media fizikal atau maya dan dalam format teks, foto, video, antara lain.

Apabila membuat dokumen dalam mana -mana cara di mana ia dapat dibentangkan, bahasa yang mudah mesti digunakan untuk mengasimilasikan dan dengan jelas menyatakan apa yang anda ingin berkomunikasi, dengan itu mencapai siapa yang menggunakannya, dapat lebih mudah memahami apa yang anda ingin dedahkan.

Penting untuk mengatakan bahawa dokumen juga bertujuan untuk menyimpan maklumat yang terkandung di dalamnya sehingga dapat dirujuk pada masa akan datang. Dengan kata lain, semasa mendokumentasikan data tertentu, bukan sahaja ia dicari bahawa kandungan tepat waktu didaftarkan, tetapi ia boleh dirujuk pada bila -bila masa.

Di samping itu, boleh dikatakan bahawa mesej yang ditinggalkannya didaftarkan, boleh bergantung pada klasifikasinya. Ini sama ada awam atau swasta, kerana mana -mana dua jenis ini, mempunyai pengurusan yang berbeza.

Klasifikasi dokumen

Dalam penjelasan dokumen, dua kegunaan utama dibentangkan; mengikut formatnya dan mengikut penggunaannya.

Menurut formatnya

Klasifikasi ini merujuk kepada cara di mana dokumen itu akan dibentangkan, iaitu, dengan cara kandungannya akan terdedah. Untuk ini, terdapat format yang berbeza, seperti:

Dokumen Teks:

• Dokumentasi dalam bentuk teks, adalah apa yang terdedah sepenuhnya dalam bahasa bertulis, sama ada dengan huruf, nombor, aksara atau simbol.
• Ini adalah salah satu cara paling tradisional untuk mendaftarkan kandungan tertentu, kerana ia membolehkan untuk menerangkan kandungannya secara terperinci dan mendalam.
• Dalam jenis dokumen ini, anda boleh mencari buku, majalah, laporan teknikal, penyelidikan akademik atau saintifik, e -mel, penerbitan dalam rangkaian sosial atau surat.

Dokumen gambar atau fotografi:

• Mereka adalah dokumen -dokumen yang merekodkan maklumat mereka dalam imej, foto, peta, lukisan, dll.
• Cara mereka menyampaikan kandungan mereka jauh lebih visual daripada jenis lain, dengan itu memudahkan pemahaman dan pemahaman mereka.
• Sebagai contoh jenis dokumen ini, gambar tempat tertentu, orang atau haiwan, lukisan atau lakaran data atau grafik ekonomi atau politik tertentu dapat dilihat.

Dokumen Bunyi:

• Dalam jenis dokumen ini, kandungan dalam bentuk pendengaran didokumenkan, terutamanya cara berdasarkan bahasa lisan atau ekspresi bunyi.
• Di dalamnya, kepingan muzik, lagu, bunyi bunyi, ekspresi suara, bunyi haiwan, radio atau podcast dibuktikan.
• Unsur -unsur ini memerlukan teknologi yang membolehkan anda merakam bunyi, dengan itu membantu penyimpanan dan pengedaran mereka. Terima kasih kepada kemajuan teknologi, media digital memudahkan akses kepada mereka yang perlu berunding.

Dokumen audiovisual:

• Mereka semua dokumen tersebut berdasarkan kedua -dua elemen visual (seperti foto atau imej), serta elemen bunyi (seperti petunjuk audio atau kepingan pendengaran).
• Dalam format audiovisual, anda dapat melihat bahan seperti video, filem, dokumentari, animasi, berita, siri siri, antara lain.
• Seperti dokumen bunyi, rekod audiovisual memerlukan teknologi yang memungkinkan untuk merakam komponen visual dan bunyi mereka.

Adalah penting untuk menjelaskan bahawa beberapa format sebelumnya boleh menjadi fizikal atau digital dan, mengikut bentuk mereka, penyimpanan, pengedaran dan organisasi mereka difasilitasi.

Selaras dengan dokumen jenis teks atau fotografi yang di atas, mungkin memerlukan ruang yang besar untuk didepositkan, kerana kertas, folder atau fail mungkin memerlukan banyak kapasiti.

Di samping itu, dokumen bunyi atau audiovisual boleh disimpan dengan lebih mudah kerana kebanyakannya elemen digital. Atas sebab ini, mereka telah mendapat populariti yang besar dalam beberapa tahun kebelakangan ini sebagai cara untuk merakam kandungan.

Boleh dikatakan, dalam beberapa tahun kebelakangan ini, kebanyakan dokumen dalam apa jua bentuk sedang diuruskan dalam media digital, kerana mereka mempunyai kelebihan yang lebih besar terhadap jenis fizikal.

Mengikut penggunaannya

Klasifikasi dokumen lain diberikan mengikut penggunaan yang mereka akan ada, sebagai orang awam atau swasta.

• Dokumen peribadi:

Dokumen peribadi adalah di mana penggunaan dan akses mereka kepada orang atau organisasi tertentu adalah terhad. Ini dilakukan untuk melindungi maklumat yang mereka nyatakan, dengan itu mengelakkan diri daripada dirujuk oleh mereka yang tidak diberi kuasa untuknya.

Untuk melindungi dokumen digital peribadi, elemen seperti kata laluan, kod yang disulitkan atau kekunci keselamatan maya boleh digunakan.

Begitu juga, jika ini adalah dokumen fizikal peribadi, ini boleh dilindungi di tempat -tempat dengan penyimpanan pengembaraan, kotak keselamatan atau kunci keselamatan.

Di dalam klasifikasi ini, terdapat unsur -unsur seperti rekod perubatan, kontrak perniagaan, data bank, e -mel peribadi atau perniagaan, penyelidikan saintifik, dokumen ketenteraan, dll.

• Dokumen Awam:

Mereka semua dokumen yang dapat dilihat dan dikaji semula oleh sesiapa sahaja, kerana mereka tidak mempunyai akses yang terhad. Oleh itu, kandungan semacam ini boleh didapati di media yang berbeza terbuka kepada orang ramai, sama ada fizikal atau digital.

Tidak seperti dokumen peribadi, orang ramai boleh disimpan atau ditempatkan di tempat -tempat yang mudah akses kepada mereka yang boleh masuk untuk berunding.

Dokumen -dokumen ini boleh didapati di laman web jika mereka digital, atau di perpustakaan, kedai buku atau pejabat awam jika mereka jenis fizikal.

Sebagai contoh dalam dokumen jenis ini, anda dapat melihat dokumen pengenalan (DNI, pasport, lesen trafik, kad kerja), artikel yang diterbitkan dalam majalah atau laporan, tajuk harta benda, perkhidmatan awam, pendaftaran kenderaan, rekod perkahwinan, rekod perkahwinan, antara lain.

Ia juga harus diketengahkan bahawa dokumen -dokumen ini adalah klasifikasi awam atau swasta, boleh terdiri daripada mana -mana jenis yang dilihat di atas. Mereka boleh menjadi fotografi, audiovisual, bunyi atau teks.

Sebaliknya, ia mesti sangat jelas apa jenis dokumen yang akan digunakan mengikut klasifikasi mereka, kerana ada cara yang dapat melindungi maklumat anda jika ia bersendirian dengan keberkesanan yang lebih besar atau memudahkan akses kepada sesiapa jika mereka awam.

Rujukan

1. Konsep dan jenis dokumen. (2010). Diperoleh dari mailxmail.com
2. Dokumen organisasi. (2016). Diperoleh dari http: // Pentadbiran dokumen.Blogspot.com/
3. Jenis dan kelas dokumen. (2019). Diperoleh dari sdspanama.com
4. Jenis dan kelas dokumen. (2019). Diperoleh dari sdspanama.com
5. Jenis dan format dokumen. (2012). Diperoleh dari Uji.adalah/