Pentadbiran Projek Apa, Fasa, Objektif, Contoh

The pengurusan projek adalah untuk mematuhi pelaksanaan permulaan, perancangan, pelaksanaan, kawalan dan penutupan kerja pasukan untuk memenuhi sebab -sebab kejayaan konkrit dan mencapai objektif tertentu pada masa yang ditunjukkan. Oleh itu, ia adalah penerapan kemahiran, teknik, pengetahuan dan alat untuk aktiviti program yang memenuhi keperluan sesuatu projek.

Projek adalah kerja sementara yang direka untuk menghasilkan hasil, perkhidmatan atau produk yang unik, dengan permulaan dan penamatan yang ditetapkan, yang dijalankan untuk mencapai objektif dan matlamat yang ketara, secara umumnya mencapai nilai tambah atau perubahan yang bermanfaat.

Kualiti temporal projek tidak bersetuju dengan operasi rutin perniagaan, yang merupakan aktiviti berulang, separuh man -smanent atau tetap, untuk menghasilkan perkhidmatan atau produk atau produk.

Tidak mempunyai proses untuk mentadbir projek boleh mengakibatkan pembaziran masa, kehilangan wang dan prestasi buruk.

Fasa pengurusan projek

Permulaan

Fasa permulaan menentukan sifat dan skop projek. Persekitaran perniagaan perlu difahami dan juga memastikan bahawa kawalan yang diperlukan dimasukkan ke dalam projek.

Dokumen permulaan projek adalah satu siri tulisan yang digunakan untuk membuat peraturan semasa tempoh projek. Ini termasuk:

- Cadangan Projek: Idea Di Sebalik Projek, Objektif Umum, Tempoh.

- Skop Projek: Pengurusan Projek dan Pemantauan.

- Struktur kerja pecah: skala kerja yang perlu dilakukan, bahkan tugas harian.

- Matriks Peruntukan Tanggungjawab: Peranan dan Tanggungjawab Berkelompok dengan Hasilnya.

- Analisis keperluan dan keperluan perniagaan terhadap objektif yang boleh diukur.

- Semakan operasi semasa.

- Surat projek, termasuk kos, tugas, hasil dan jadual.

Perancangan

Objektif utama adalah untuk merancang masa, kos dan sumber yang sesuai untuk menganggarkan kerja yang diperlukan dan dengan itu menguruskan risiko semasa pelaksanaan projek. Ia terdiri daripada menentukan metodologi untuk mengikuti pengurusan projek.

- Kenal pasti hasil dan buat struktur kerja yang rosak.

- Kenal pasti aktiviti yang diperlukan untuk menyelesaikan hasil tersebut dan dengan itu menyambungkan aktiviti tersebut dengan urutan logik.

- Anggarkan keperluan sumber untuk aktiviti.

- Anggarkan masa dan kos aktiviti.

- Jadual Pembangunan dan Belanjawan.

- Perancangan risiko.

- Dapatkan kelulusan rasmi untuk mula bekerja.

Pelaksanaan

Semasa pelaksanaan, anda harus tahu apakah tarikh akhir yang dirancang yang mesti dilaksanakan. Fasa pelaksanaan menjamin bahawa hasil pelan pentadbiran projek dibuat dengan sewajarnya.

Ia boleh melayani anda: saiz perniagaan: klasifikasi dan ciri (contoh)

Fasa ini membayangkan peruntukan, penyelarasan dan pengurusan sumber manusia yang sesuai dan sumber lain, seperti bahan dan belanjawan. Hasil fasa ini adalah hasil projek.

Dokumentasi Projek

Untuk mengekalkan belanjawan, skop, keberkesanan dan irama, projek mesti mempunyai dokumen fizikal yang berkaitan dengan setiap tugas tertentu.

Dengan dokumentasi yang betul, mudah untuk melihat sama ada keperluan projek dipenuhi atau tidak. Dokumentasi memberikan maklumat mengenai apa yang telah selesai untuk projek itu.

Sekiranya dilakukan dengan betul, dokumentasi boleh menjadi tulang belakang kejayaan sesuatu projek.

Pemantauan dan kawalan

Ia terdiri daripada proses yang dijalankan untuk memerhatikan pelaksanaan projek, untuk dapat mengenal pasti masalah yang berpotensi tepat pada masanya dan langkah -langkah pembetulan boleh diambil apabila perlu, untuk mengawal pelaksanaan projek.

Prestasi projek diperhatikan dan diukur untuk mengenal pasti variasi dalam pelan pengurusan projek.

Ia juga memberikan maklum balas antara fasa projek yang berbeza, untuk melaksanakan tindakan pencegahan atau pembetulan untuk memenuhi pelan pengurusan projek.

Penutupan

Mengandungi akhir projek dan penerimaannya. Aktiviti pentadbiran termasuk dokumentasi pelajaran yang dipelajari. Ia terdiri daripada menyelesaikan semua aktiviti keseluruhan proses untuk menutup projek secara rasmi.

Kajian semula pelaksanaan seterusnya juga termasuk dalam fasa ini. Ini adalah fasa penting bagi pasukan projek untuk belajar dari pengalaman dan menerapkannya dalam projek masa depan.

Perkara yang berfungsi dengan baik dan menganalisis perkara -perkara yang tidak berfungsi untuk menjana pelajaran yang dipelajari harus diperhatikan dalam projek.

Objektif Pentadbiran Projek

Objektif pengurusan projek adalah untuk menjalankan projek penuh yang memenuhi objektif pelanggan.

Berjaya mengembangkan fasa projek

Projek, tanpa mengira saiznya, secara amnya melibatkan lima fasa tersendiri yang sama pentingnya: permulaan, perancangan, pelaksanaan, pemantauan dan kawalan, penutupan.

Pembangunan dan pelaksanaan tanpa masalah dan tanpa gangguan semua fasa sebelumnya menjamin kejayaan sesuatu projek.

Berkomunikasi dengan cekap

Perlu dipertimbangkan bahawa kejayaan atau kegagalan projek bergantung pada kerja berpasukan. Oleh itu, kunci kejayaan selalu berkolaborasi.

Boleh melayani anda: mod pembangunan

Untuk tujuan ini, mewujudkan komunikasi yang baik adalah sangat penting. Di satu pihak, maklumat mesti diartikulasikan dengan jelas dan sepenuhnya, sehingga semua orang memahaminya sepenuhnya. Sebaliknya, anda mesti mempunyai keupayaan untuk mendengar dan menerima komen yang membina.

Mencapai matlamat utama projek

Objektif utama projek dalam masa yang dianggarkan mesti diselesaikan, dengan kualiti yang diharapkan dan dalam anggaran yang dipertimbangkan.

Mengoptimumkan input yang diperlukan dan permohonan mereka untuk memenuhi objektif yang telah ditetapkan oleh projek adalah isu di mana selalu ada ruang penambahbaikan.

Semua proses dan prosedur boleh diperbaharui dan dikemas kini untuk meningkatkan kelestarian projek dan juga untuk mengarahkan pasukan melalui proses perubahan strategik.

Menghasilkan projek yang mengikuti pelanggan pelanggan

Ini bermakna bahawa visi pelanggan diperlukan dan pembaharuan.

Memenuhi jangkaan pelanggan dan memastikan ia gembira bukan sahaja membawa kepada kerjasama yang berjaya, yang dapat membantu menghapuskan kejutan semasa pelaksanaan projek, tetapi juga menjamin kelestarian di masa depan.

Kelebihan Pengurusan Projek

Kelebihan utama pengurusan projek ialah ia membantu menguruskan projek dengan berkesan. Ini membolehkan menyelesaikan masalah dengan lebih cepat.

Kecekapan yang lebih besar dalam penyediaan perkhidmatan

Pengurusan Projek menyediakan peta jalan yang mudah diikuti dan membawa kepada penyelesaian projek. Setelah diketahui di mana untuk mengelakkan berlubang, adalah logik untuk berfikir bahawa anda akan bekerja dengan lebih bijak dan cekap.

Kepuasan pelanggan

Bila -bila masa projek selesai tepat pada waktunya dan di bawah bajet, pelanggan meninggalkan gembira. Dan pelanggan gembira adalah seseorang yang akan melihat lagi.

Pentadbiran Projek Pintar menyediakan alat yang membolehkan hubungan klien/pentadbir ini diteruskan.

Keberkesanan yang lebih besar dalam penyediaan perkhidmatan

Strategi yang sama yang dibenarkan untuk berjaya menyelesaikan projek juga akan berkhidmat berkali -kali untuk projek lain.

Meningkatkan pertumbuhan dan pembangunan dalam peralatan

Hasil positif bukan sahaja menghormati, tetapi sering memberi inspirasi kepada pasukan projek untuk terus mencari cara untuk melaksanakan dengan lebih cekap.

Boleh melayani anda: jabatan pengeluaran

Fleksibiliti yang lebih besar

Mungkin salah satu manfaat terbesar pengurusan projek ialah ia membolehkan fleksibiliti. Pentadbiran Projek yang selamat membolehkan untuk menarik strategi yang akan dijalankan supaya projek itu selesai.

Walau bagaimanapun, keindahan organisasi sedemikian adalah bahawa jika trajektori yang lebih bijak ditemui, ia boleh diambil. Bagi banyak syarikat kecil dan sederhana, hanya ini bernilai harga kemasukan.

Peningkatan penilaian risiko

Apabila semua pemain diselaraskan dan strategi berada di tempat mereka, potensi risiko akan melompat ke tamparan.

Pentadbiran Projek menyediakan bendera merah pada masa yang tepat: Sebelum mula bekerja pada akhir projek.

Contoh pengurusan projek

American Airlines

The Fusion of American Airlines dengan US Airways mencipta pertindihan dalam teknologi dan program. Mereka tahu bahawa spreadsheet tidak mencukupi untuk menguruskan sumber dan projek yang kompleks.

Untuk mendapatkan penglihatan dalam keutamaan bahagian dan global yang lebih luas, mereka mula menggunakan pengurusan projek untuk kemasukan kakitangan, pengurusan sumber dan perancangan kapasiti.

Akibatnya, syarikat penerbangan itu memanfaatkan maklumat mereka mengenai teknologi maklumat dari 10% hingga 20%. Ini bersamaan dengan kesan positif bersih beberapa juta dolar dalam kunci kira -kira.

Sekarang, mereka mempunyai akses kepada data yang lebih dipercayai dan lebih baik untuk membuat keputusan kritikal mengenai projek dan sumber.

Royal Bank

Royal Bank of Scotland perlu melaksanakan data yang konsisten dan boleh dipercayai untuk memaklumkan keputusan kewangan dan sumber. Oleh itu, mereka memilih pengurusan projek untuk mempromosikan konsistensi ini. Oleh itu, 35 sistem yang diwarisi, lebih daripada 50 alat yang dibangunkan oleh pengguna dan beratus -ratus spreadsheet ditarik balik.

Dengan data dalam format yang berbeza dan beratus -ratus projek yang diuruskan oleh sistem yang berbeza, mereka ingin mengawal data mereka untuk melihat portfolio klien mereka dengan lebih jelas.

Dalam dua belas bulan mereka dapat mematuhi kes perniagaan mereka dan mencapai pulangan pelaburan. Di sepanjang jalan, ketelusan telah meningkatkan dan mengurangkan kos di setiap unit perniagaan.

Rujukan

1. PENGURUSAN PROJEK. Diambil dari: dalam.Wikipedia.org.
2. Apa itu Pengurusan Projek? Diambil dari: PMI.org.
3. Apakah objektif pengurusan projek? Diambil dari: Clarizen.com.