Fungsi Setiausaha

Antara yang utama Fungsi Setiausaha Mereka menekankan agenda, menghadiri orang ramai dan menguruskan maklumat sulit. Ia adalah orang yang bertanggungjawab menjalankan tugas bantuan pentadbiran di pejabat.

Kedudukan ini dapat dilaksanakan oleh seorang lelaki atau wanita, walaupun yang paling biasa adalah bahawa ia adalah wanita yang menjalankannya. Mereka biasanya bertanggungjawab terhadap hal ehwal sulit orang dengan beberapa hierarki dalam syarikat, seperti pengarah, pengurus, presiden, antara lain. Yang datang untuk menjadikan mereka menjadi tangan kanan eksekutif yang mana mereka bekerja.

Sekiranya syarikat kecil, beban kerja terbesar setiausaha berkaitan dengan tugas pejabat asas.

Beberapa negara di dunia mendedikasikan hari istimewa pada tahun ini untuk mengucapkan terima kasih dan meraikan pekerjaan mereka. Contohnya, di Colombia, Peru dan Mexico Hari Setiausaha adalah 26 April, manakala di Venezuela ia adalah 30 September.

Fungsi utama Setiausaha

Kerja Setiausaha adalah untuk menyokong bosnya untuk mematuhi sepenuhnya peranannya dalam organisasi, tanpa kelewatan atau gangguan.

Walaupun sifat syarikat mempengaruhi jenis kerja yang diperlukan oleh seorang setiausaha, dapat dikatakan bahawa fungsi utamanya adalah:

1- Pengurusan Agenda

Adalah menjadi tanggungjawab Setiausaha untuk mengikuti perkembangan agenda orang yang dia bekerja. Di sana anda mesti mencerminkan semua komitmen pekerjaan anda dan, kadang -kadang, peribadi.

Anda juga mesti menyimpan data semua orang dan institusi yang mana majikan anda mesti berkaitan.

Boleh melayani anda: 2 elemen ekosistem yang lebih penting

Agenda Setiausaha biasanya berfungsi sebagai log operasi eksekutif yang mana dia bekerja.

2- Perhatian kepada orang ramai

Perhatian kepada orang ramai adalah salah satu tugas yang paling asas yang harus dilakukan oleh Setiausaha. Anda mesti menjawab panggilan dan merekodkan alasan mereka, serta semua data yang membolehkan majikan anda memantau perkara tersebut.

Ia juga orang yang menerima pelawat di pejabat. Inilah sebabnya penting bahawa setiausaha mengekalkan imej mengikut imej korporat tempat kerja.

Peranannya tidak hanya untuk menyambut dan membuat pelawat dengan baik, tetapi juga memberikan arahan dan garis panduan pertama mengenai budaya organisasi dan proses dalaman syarikat.

3- Pengurusan Dokumen

Di samping menjadi orang yang menerima dan menguruskan surat -menyurat bosnya, Setiausaha menulis, membaca, menjawab dan mengarkibkan kebanyakan kad, pemberitahuan, memorandal dan e -mel majikannya.

Untuk tujuan ini, ia harus ditangani aplikasi tertentu perisian yang membolehkan anda menyediakan lebih banyak ketangkasan dan cepat dokumen tersebut.

Kekhususan kompetensi ini bergantung kepada jenis kerja yang diperlukan di kawasan di mana ia berfungsi.

Setiausaha mengendalikan pangkalan data hubungan bosnya dan memfailkan surat -menyurat bertulis, serta minit perhimpunan dan dokumen lain yang menarik di pejabat.

Ia adalah setiausaha yang biasanya mengambil perhatian tentang perkara -perkara yang dibincangkan dalam mesyuarat penting.

4- Pengurusan Maklumat Sensitif (Dalaman dan Luaran)

Antara fungsi yang membezakan setiausaha yang baik adalah untuk mengendalikan semua maklumat yang sangat penting dan cekap untuk operasi syarikat atau institusi di mana ia berfungsi.

Boleh melayani anda: keseimbangan frasa

Sebagai contoh, anda mesti mengawal dokumen undang -undang yang mungkin diperlukan oleh contoh kerajaan pada bila -bila masa.

Anda juga boleh mempunyai akses kepada maklumat persekitaran atau mana -mana pelakon yang berkaitan dengan syarikat. Maklumat ini mesti diuruskan dengan cara yang bijak, cekap dan tepat pada masanya.

5- Organisasi Pejabat

Setiausaha mesti beroperasi dan menyimpan peralatan dan perabot pejabat yang beroperasi: telefon, fotokopi, pencetak, projektor, perabot, pemfailan, antara lain.

Ia adalah orang yang mengawal inventori input dan peralatan pejabat. Ia juga menyimpan sistem fail fizikal dan elektronik, supaya maklumat itu mudah didapati apabila diperlukan.

Setiausaha mesti mempunyai ruang kerja yang bersih dan teratur, kerana biasanya perkara pertama yang orang di luar syarikat melihat ketika memasuki kemudahan mereka.

6- Penyediaan persembahan

Biasanya seorang eksekutif mesti mengemukakan laporannya dalam bentuk persembahan yang menyambung semula dan mengasingkan maklumat. Untuk tugas ini dia biasanya meminta pertolongan dari setiausahanya.

Orang di Sekretariat mesti memastikan bahawa maklumat yang muncul di sana dengan betul mencerminkan data yang ingin dikongsi bos anda.

Ia juga harus memperhatikan bahawa ia adalah persembahan yang bebas daripada kesilapan ejaan dan ia selaras dengan identiti grafik syarikat.

7- Pengawasan Pentadbiran

Adalah menjadi tanggungjawab Setiausaha untuk menyedari bahawa dasar dan prosedur yang diperlukan untuk menjaga aset syarikat atau institusi di mana dia berkhidmat dipenuhi.

Menurut tahap hierarki bosnya, setiausaha dapat mengesahkan ketepatan data yang mencerminkan perincian operasi anggaran.

Boleh melayani anda: +100 frasa buku terkenal yang akan menggembirakan anda

Setiausaha mesti berurusan dengan kawalan pengurusan dan pentadbiran sumber yang betul di pejabat.

8- organisasi anjakan

Sekiranya bos perlu banyak melakukan perjalanan untuk perkara buruh, Setiausaha akan mempunyai fungsi untuk mengatur segala yang berkaitan dengan anjakan. Dari pengambilalihan tiket kereta api atau kapal terbang, penginapan atau pengambilan pemandu atau panduan tempatan.

9- Komunikasi dengan jabatan lain

Dalam banyak kes, Setiausaha bertanggungjawab untuk mengedarkan atau menerima maklumat dari jabatan lain sebelum mereka melalui bos mereka. Dengan ini, elakkan beban kerja ke atasan anda, kerana ia dapat mensintesis keperluan yang paling penting dan yang memerlukan lebih mendesak.

Setiausaha maya

Dengan kebangkitan kerja dalam talian, tokoh setiausaha timbul dalam talian atau pembantu maya.

Setiausaha ini melakukan kebanyakan tugas yang dinyatakan di atas tetapi dari jauh. Dalam kes ini, setiausaha mengenakan perkhidmatan mereka sejam atau oleh projek.