Manual Prosedur

Kami menerangkan manual prosedur syarikat, apa itu dan kami memberikan beberapa contoh

Apakah manual prosedur syarikat?

Dia Manual Prosedur syarikat Ini adalah dokumen bertulis yang menyenaraikan langkah demi langkah arahan mengenai cara menyelesaikan tugas kerja atau bagaimana menangani situasi tertentu ketika muncul di tempat kerja. Ia mengandungi amalan terbaik syarikat dan penerangan mengenai proses perniagaan utama.

Manual ini juga mengandungi kaedah dan piawaian bagaimana kerja dijangka dilakukan. Penciptaan Manual Prosedur membolehkan syarikat dibuat ke arah pertumbuhan, memudahkan latihan dan memudahkan keupayaannya untuk mendaki.

Manual ini boleh menjadi folder tiga -rings, folder dalam rangkaian bersama rangkaian atau versi automatik yang diterbitkan dalam talian, menggunakan a perisian Pentadbiran Prosedur. Semua orang mesti memahami apa manual prosedur yang disusun dan di mana anda dapat mencari apabila seseorang memerlukannya.

Menulis manual prosedur memerlukan langkah -langkah yang terlibat dalam proses tertentu difahami dengan jelas. Apabila syarikat berkembang, prosedur baru diperlukan. Manual prosedur juga boleh dianggap sebagai perpustakaan prosedur.

Manual rumah contoh prosedur yang boleh digunakan sebagai model untuk prosedur operasi baru. Semua pekerja organisasi mesti dididik dalam dasar dan prosedur Syarikat; Mereka mesti sentiasa mempunyai akses segera ke manual prosedur.

Apakah manual prosedur untuk?

Latihan

Dengan menggunakan manual prosedur yang ditulis dengan baik, sebuah syarikat dapat memudahkan latihan pekerja baru dengan lebih berkesan.

Di luar latihan, manual prosedur menyediakan ahli pasukan semasa untuk sumber untuk mengetahui prosedur yang paling kurang digunakan, memastikan bahawa mereka dijalankan dengan formaliti yang betul, mengekalkan kawalan kualiti.

Jadi pekerja mengetahui fungsi mereka

Pekerja mesti memahami apa yang diharapkan dari mereka. Penyelia memerlukan manual prosedur untuk menguruskan proses perniagaan. Semasa mendokumentasikan piawaian, apa yang penting untuk pertumbuhan, kualiti dan kepuasan pelanggan sedang disampaikan.

Peningkatan membuat keputusan

Melalui dasar dan prosedur yang mempengaruhi kawasan berfungsi, pekerja pertama diberi kuasa untuk membuat keputusan yang berkesan dan menjimatkan masa.

Boleh melayani anda: Monopoli dua hala: Ciri -ciri dan Contoh

Peningkatan komunikasi

Manual Prosedur Berkesan menyediakan kaedah yang sesuai untuk komunikasi antara parti, membolehkan kakitangan bekerjasama untuk menyelesaikan masalah harian perniagaan tanpa memerlukan penyertaan penyeliaan yang tidak perlu.

Objektif Manual Prosedur mestilah menganjurkan kandungan yang berbeza untuk mencerminkan kedua -dua cara dan media syarikat, untuk melaksanakan perkhidmatan atau mengeluarkan produk dengan kos terendah dan dalam masa yang singkat.

Meningkatkan kepuasan kakitangan

Ia mempunyai manfaat tambahan untuk mengekalkan kepuasan kerja dan motivasi pekerja yang tinggi.

Cara menghuraikan manual prosedur?

Sebelum membangunkan manual prosedur, penting untuk memahami perbezaan antara politik, proses dan prosedur pusat.

• Politik adalah set prinsip asas dan garis panduan yang berkaitan, yang dirumuskan dan diterapkan oleh kepimpinan sesebuah organisasi, untuk mengarahkan dan mengehadkan tindakannya dalam mencari objektif panjang.
• Proses Asas adalah urutan prosedur saling bergantung dan dikaitkan, yang pada setiap peringkat mengambil satu atau lebih sumber (masa pekerja, tenaga, mesin, wang) untuk menukar input ke dalam produk. Keputusan ini berfungsi sebagai tiket untuk peringkat seterusnya sehingga objektif atau hasil akhir yang diketahui dicapai.
• Prosedur adalah urutan aktiviti atau kursus tindakan tetap, yang ditakrifkan oleh langkah -langkah (yang mengandungi titik permulaan dan akhir yang jelas) yang mesti dijalankan dalam urutan yang sama untuk menentukan tugas dengan betul.

1. Tentukan proses pusat

Anda mesti merenungkan semua proses pusat yang dimiliki oleh syarikat. Ia bermula dengan menentukan proses mana yang akan digambarkan dan dipetakan dalam manual prosedur, mewujudkan ringkasan semua prosedur yang diinginkan untuk disertakan.

Walaupun setiap proses tidak dapat diletakkan, penting untuk menubuhkan yang paling asas dan penting. Sebagai contoh, restoran dapat menentukan proses pusat tentang bagaimana hidangan tertentu dibuat, tetapi sama pentingnya adalah proses pembersihan restoran.

Senarai proses pusat yang diperlukan untuk diintegrasikan dalam manual prosedur harus dibuat setelah memetakannya. Skim ini akan bertindak sebagai panduan untuk memastikan tidak meninggalkan mana -mana tugas ketika anda mula menulis manual.

Ia dapat melayani anda: kitaran operasi

2. Tulis pengenalan

Sertakan penerangan ringkas mengenai apa yang dimasukkan oleh manual, yang diarahkan terus kepada orang yang akan menggunakan manual, pembaca yang boleh diharapkan apabila menggunakan manual dan cara terbaik untuk menggunakan manual (iaitu, "Bacalah dari awal hingga akhir "Atau" menggunakannya sebagai rujukan untuk mencari prosedur yang diperlukan ").

3. Menubuhkan carta aliran setiap proses

Setiap proses ditakrifkan oleh langkah -langkah atau tugas yang diperlukan untuk menyelesaikannya. Sekiranya langkah ditinggalkan, anda boleh mewakili kehilangan atau melambatkan pesanan, atau mempunyai produk akhir yang cacat. Mewujudkan carta aliran adalah untuk menentukan aliran kerja.

Untuk melengkapkan manual, anda mesti bermula dengan satu proses pada masa yang sama: Mulakan dengan proses pertama skim. Langkah -langkah yang diperlukan untuk menyelesaikan proses diterangkan, maka butiran untuk setiap langkah dikembalikan dan ditulis.

Anda mesti memastikan bahawa setiap langkah jelas dan ringkas. Setiap langkah mesti memberikan butiran yang mencukupi supaya sesiapa sahaja dapat mengikuti arahan.

Sebagai contoh, katakan bahawa prosedur untuk proses jualan sedang dibuat oleh keperluan Internet. Pertama carta aliran dibuat mengenai bagaimana pelanggan berpotensi pada mulanya dihubungi selepas maklumat yang diminta: melalui panggilan telefon, e -mel atau mesej teks.

Sekiranya prospek tidak dapat dihubungi pada mulanya, berapa kali pasukan jualan diikuti, dengan skrip khusus untuk setiap kenalan.

Semasa menghubungi pelanggan skrip yang berbeza diberikan, serta satu set ikut -up, bergantung kepada sama ada pelanggan membeli produk atau memutuskan untuk menunggu.

4. Sampaikan prosedur kepada orang lain untuk membacanya

Penting untuk membuat seorang pekerja bersama atau seseorang yang diketahui membacanya dan mengikuti arahan seperti yang ditulis. Orang ini dapat memberikan komen yang berharga jika ada langkah yang tidak dapat diselesaikan atau tidak memahami.

Komen berdasarkan komen dibersihkan. Ada kemungkinan anda perlu menulis semula, mengedit atau menambahkan sesuatu ke arahan.

5. Buat senarai dan borang cek

Untuk apa -apa proses, lebih mudah bagi ahli pasukan untuk mengikuti borang atau senarai semak. Itulah sebabnya templat terperinci mesti dibangunkan, berdasarkan proses pemetaan.

Ia dapat melayani anda: prinsip kawalan pentadbiran

Sekiranya maklumat khusus diperlukan apabila pelanggan memasuki, anda harus memastikan bahawa templat mempunyai semua maklumat yang diperlukan, dibentangkan secara ringkas.

Tidak boleh diandaikan bahawa ahli pasukan mengingati segala -galanya yang menunjukkan prosedur, terutama ketika pelanggan duduk di depan mereka. Pemeriksaan dan borang mesti diintegrasikan sebagai lampiran pada langkah aliran dan proses.

6. Mengintegrasikannya ke dalam manual prosedur

Selepas carta aliran telah diberikan kepada setiap proses dan semua templat sokongan telah dibuat, mereka disatukan ke dalam manual prosedur lengkap. Manual ini dianjurkan berdasarkan jabatan.

Sebagai contoh, manual prosedur boleh mempunyai bahagian "jualan", "operasi" dan "pengedaran". Setiap bahagian dibahagikan kepada proses pusat jabatan itu, biasanya dalam urutan di mana setiap proses pusat dijalankan dalam penghantaran umum produk.

Di bahagian "pengedaran", beberapa proses utama boleh dimiliki, seperti "mendapatkan perintah", "pembungkusan untuk penghantaran", "perkapalan" dan "ikuti -up".

Manual Prosedur dianjurkan dengan jadual kandungan dan setiap prosedur jelas siap dengan tajuk tajuk yang berani.

Sampul disertakan dengan nama manual, jadual kandungan, pengenalan dan prosedur dalam urutan jadual kandungan.

Anda juga boleh meletakkan tab supaya ahli pasukan dengan mudah mengkaji semula manual, untuk membantu mereka mencari prosedur yang berkaitan di jabatan mereka.

Akhirnya salinan dibuat dan diedarkan. Anda perlu mempromosikan maklum balas berterusan dan mengemas kini manual apabila perlu. Mesti ada manual yang terdapat di kawasan yang ditetapkan di setiap lokasi berfungsi, yang menggunakan dasar dan prosedur.

Contoh manual prosedur

-Manual untuk memasak hamburger dengan cara tertentu.

-Manual mengenai cara bertindak sebelum kebakaran, gempa bumi atau bencana alam.

-Manual mengenai cara bertindak sebelum aduan pelanggan atau pelanggan yang agresif.

-Manual untuk menjalankan proses pemilihan kakitangan.

-Manual untuk mengetahui cara bekerja di restoran.

-Manual mengenai cara melayani pelanggan di Amazon.