Fungsi unit korespondensi, struktur, kepentingan

The unit surat -menyurat Ia adalah stesen kerja yang menerima, mengklasifikasikan, merekod dan mengedarkan komunikasi dalaman dan luaran dan dokumen untuk semua ahli organisasi antara bahagian yang berbeza. Objektifnya adalah untuk memastikan bahawa mereka dihantar kepada penerima mereka dengan berkesan, cepat dan dalam keadaan terbaik.

Syarikat swasta dan awam atau syarikat melaksanakan program pengurusan dokumen ini untuk mempercepat proses kawalan surat -menyurat. Ini adalah proses yang diintegrasikan ke dalam dinamik organisasi dan membolehkan pencapaian objektif syarikat.

Unit surat -menyurat mengawasi penyampaian maklumat yang berkesan dan cepat dalam syarikat. Sumber: Pixabay.com

Dari arkib lama ke era digital, kaedah organisasi jabatan ini mempunyai tujuan membenarkan akses mudah ke maklumat dokumentari kepentingan dan melindungi rekod kawalan, fail, manual prosedur dan seluruh sejarah syarikat di format fizikal dan/atau digital.

Terdapat perisian yang dibangunkan sekarang untuk mempercepat pengurusan dokumen, yang memberi kesan positif kepada persekitaran alam sekitar, kerana fail fizikal cenderung hilang dan penggunaan kertas dielakkan.

Begitu juga, penghantaran atau penerimaan surat -menyurat dibuat lebih dinamik dan dipercepat melalui intranet dan extranet.

[TOC]

Fungsi

Unit surat -menyurat mempunyai fungsi khusus yang bertujuan untuk mendokumentasikan, menganjurkan dan mengedarkan dengan cara yang efisien surat -menyurat yang mengandungi maklumat yang wujud dalam perniagaan atau perkhidmatan yang disediakan, serta semua dokumentasi penting untuk menyokong aktiviti pentadbiran dan organisasi.

Antara fungsi khusus unit surat -menyurat adalah seperti berikut:

- Mengawal kemasukan dan keluar dokumen.

Boleh melayani anda: 10 legenda jalisco yang paling popular

- Mengedarkan komunikasi ke kawasan yang sepadan.

- Memproses surat -menyurat dan komunikasi yang dihasilkan secara dalaman dan luaran.

- Digitize Documents.

- Memerintahkan, mengklasifikasikan dan menerangkan dokumen dana dokumentari syarikat.

- Memelihara dan mengawal pengeluaran dokumentari.

- Berikan nombor berturut -turut kepada surat -menyurat yang dihasilkan atau diterima (radiasi).

- Pilih dokumen dan komunikasi yang mesti dipelihara dan dipindahkan ke Arkib Pusat.

Struktur

Unit surat -menyurat dianjurkan mengikut saiz dan ciri -ciri syarikat atau institusi. Biasanya bergantung pada ibu pejabat yang membahagikan dua subunit: satu input dan satu dari keluar.

Setiap subunit mempunyai fungsi khusus yang berorientasikan kepada pentadbiran dan mengawal segala yang berkaitan dengan korespondensi dalaman dan luaran. Jenis unit penstrukturan seperti berikut:

Kepimpinan

Tentukan peraturan dan dasar yang merasionalkan, menormalkan dan mengawal selia pengeluaran dokumen, kaedah pengedaran, penghantaran dan penerimaan surat -menyurat dan tugasan anggota jabatan. Iaitu, dengan cara yang diselaraskan mereka menghasilkan proses dokumen dan pengurusan arkib dan sistematisasi yang berkesan.

Subunit surat -menyurat

Adalah bertanggungjawab untuk melaksanakan kaedah pengedaran dan kawalan di kawasan pengurusan dokumen berdasarkan dasar dan peraturan yang ditetapkan oleh syarikat. Ini dibahagikan kepada:

Surat -menyurat kemasukan

Ini adalah dokumen yang tiba dan ditujukan kepada jabatan yang berlainan di institusi. Di kawasan ini dokumen diterima. Sebelum menyegel pematuhan penerimaan, ia mesti disahkan bahawa:

- Memang untuk institusi atau syarikat.

- Perkara ini wujud untuk institusi atau syarikat.

- Dimeteraikan dan ditandatangani dengan sewajarnya.

Boleh melayani anda: Penulisan Pictographic: Asal, Ciri dan Contoh

- Lampiran, jika ada, selesai. Sekiranya mereka tidak, tuntutan mesti segera dibuat kepada pemancar bentuk bertulis atau lisan.

- Meterai subunit dengan tarikh dan masa penerimaan diletakkan.

Kawalan dan penghantaran

Maka dokumen diklasifikasikan dengan meletakkan simbol yang sepadan dengan jabatan di mana ia mesti dihantar. Pendaftaran dibuat mengikut data kawalan utama, sebagai tarikh penerimaan, jabatan yang dimaksudkan, nombor kawalan pendaftaran dan data penghantar asal.

Selepas tahap dokumentasi dan klasifikasi ini, pengedaran diteruskan, yang terdiri daripada membuat setiap jabatan atau pergantungan pada surat -menyurat. Kata jabatan akan meneruskan pengakuan yang diterima dan mematuhi.

Sekiranya ia ditentukan bahawa dokumen tidak bertujuan untuk institusi atau tidak bersaing.

Keluar surat -menyurat

Kawasan ini bertanggungjawab untuk menerima surat -menyurat dan dokumen dari setiap jabatan syarikat atau institusi dan menganjurkannya berdasarkan destinasi mereka. Dia akan membuat pejabat di jalan yang relevan setelah mereka mengesahkan perkara berikut:

- Dokumen mesti ditulis dalam kertas institusi.

- Dokumen mesti ditandatangani (kedua -dua asal dan salinannya).

- Lampiran mesti dilampirkan.

- Data penerima dan alamat mesti betul.

- Rekod kawalan dan keluar mesti muncul dengan tarikh dan kod.

Setelah menyemak dan meluluskan data dan ciri -ciri yang ditubuhkan untuk penghantaran, teruskan untuk memberikan bukti penerimaan.

Kawasan ini menganggap tanggungjawab penghantaran dan penghantaran ke destinasi selepas mengklasifikasikannya mengikut jalan (melalui pos, secara peribadi atau secara langsung, melalui pertukaran, antara lain).

Ia dapat melayani anda: budaya Atacames

Sampul surat akan dilabelkan dan dokumen yang mereka ada dalam penghantaran atau invois kawalan mengikut laluan yang mereka hantar akan dikenal pasti. Anda mesti mengembalikan salinan dokumen yang dimeteraikan dan ditandatangani sebagai pengakuan penerimaan.

Akhirnya mereka diarkibkan dalam susunan abjad, berangka, tematik atau kronologi untuk melakukan pendaftaran output dan menetapkan kawalan.

Kepentingan

Unit surat -menyurat adalah kawasan sulit yang sensitif dan tinggi. Ia bergantung pada hubungan dan komunikasi di dalam dan di luar institusi yang dijalankan dengan berkesan dan tepat pada masanya.

Kepentingan unit surat -menyurat terletak pada hakikat bahawa ini adalah yang mesti menjamin pemeliharaan, penjagaan dan pemuliharaan dokumen yang membentuk ingatan institusi atau syarikat.

Objektif utama adalah untuk memberikan akses kepada maklumat bertulis yang ditangani dalam entiti.

Rujukan

1. "Unit Surat -menyurat" di University of Santiago de Cali. Diperoleh pada 8 Julai 2019 dari University of Santiago de Cali: USC.Edu.co
2. Gutiérrez, e. "4 langkah untuk membentuk dan mengatur fail dengan betul syarikat anda" bukan kertas. Diperoleh pada 8 Julai 2019, mereka bukan kertas: USONPAPELES.com
3. Escobar, c. "Organisasi dokumen" dalam aktiviti. Diperoleh pada 8 Julai 2019 dari Aktiviti: Blogspot.com
4. "Peraturan Fail dan Korespondensi Dalaman" di Anggota Pemadam Kebakaran Kebangsaan Colombia. Diperoleh pada 8 Julai 2019, Jabatan Bomba Kebangsaan Colombia: Pemadam Kebakaran.Mininteror.Gov.co
5. "Unit Surat -menyurat dan Arkib di Sektor Awam Persekutuan" Institut Pengajian Teknologi dan Tinggi Monterrey. Diperoleh pada 9 Julai 2019 dari Institut Pengajian Teknologi dan Tinggi Monterrey: ITESM.mx