15 fungsi pejabat paling penting

The fungsi pejabat yang menguasai Mereka adalah aktiviti pentadbiran yang dijalankan oleh kakitangan syarikat, organisasi atau institusi, dan yang diperlukan untuk operasi mereka. Sekiranya berkesan dilakukan dengan cekap, hasilnya akan jauh lebih baik daripada jika mereka dilakukan dengan buruk.

Kerja pejabat biasanya mempunyai jadual biasa dari Isnin hingga Jumaat yang bermula pada 8 atau 9.m. dan berlangsung sehingga 4 atau 5 p.M, walaupun ini berbeza mengikut negara atau wilayah.

Kebanyakan kerja pejabat memerlukan kemahiran asas seperti: komunikasi cecair lisan, keupayaan untuk menulis, mengarkibkan dan pengalaman dengan peralatan pejabat seperti komputer, fotokopi, dll.

Bergantung pada tahap kedudukan atau tanggungjawab yang diandaikan, ia memerlukan orang yang mempunyai pendidikan teknikal, universiti atau keempat.

Pejabat utama berfungsi yang menguasai

1- Perancangan

Ini adalah tugas pertama dan paling penting kerana ia terdiri daripada menentukan bagaimana kaedah dan struktur organisasi dapat menyumbang kepada pelan perniagaan.

Terdapat alat teknologi yang membantu mereka maka kaedah ini dapat ditentukan dalam tugas -tugas di kalangan ahli pasukan, tetapi hanya perancangan yang baik dapat memastikan segala -galanya berakhir menambah objektif perniagaan.

Untuk perancangan umum, visi perniagaan yang jelas dan tahap hierarki tertentu dalam syarikat diperlukan, tetapi setiap ahli pasukan mesti merancang kerja mereka supaya mereka dapat memenuhi matlamat dan tarikh akhir yang ditetapkan.

2- Laporan Transkripsi dan/atau Pelaporan

Tugas yang menduduki masa mereka yang bekerja di pejabat adalah menulis, dalam apa -apa sokongan, laporan yang menyokong atau memperincikan fungsi mereka atau yang berfungsi untuk menjelaskan antara rakan -rakan mereka yang lain (latar belakang, kemajuan, hasil, kebaikan dan keburukan, dll), projek tertentu.

Tulisan -tulisan ini juga berfungsi sebagai rekod aktiviti organisasi yang mana pejabat itu dimiliki, untuk pemeriksaan atau ulasan masa depan.

3- menghadiri mesyuarat

Mereka adalah mesyuarat antara ahli -ahli pasukan kerja di mana idea -idea mengenai projek -projek semasa ditukar, cadangan baru dibentangkan, persembahan, laporan atau laporan dikongsi.

Mereka biasanya mempunyai objektif untuk menyelaraskan semua orang ke arah matlamat yang sama, memberikan peranan, tugas dan tarikh akhir kepada masing -masing. Mereka juga berkhidmat untuk menyelesaikan kesulitan yang timbul dalam pelaksanaan tugas.

Mereka biasanya mempunyai kekerapan, tempoh dan dinamik yang sangat jelas. Juga, apa yang dibincangkan di dalamnya biasanya didaftarkan dalam beberapa minit atau minit untuk arkib anda.

Sesetengah organisasi mengadakan mesyuarat harian, beberapa hari lagi seminggu, setiap dua minggu dan lain -lain setiap bulan. Kekerapan mesyuarat bergantung pada setiap syarikat dan keperluan mereka.

4- Mesyuarat Program

Ini mengenai menyelaraskan agenda semua orang yang mesti berada dalam mesyuarat sehingga mereka berjaya bertepatan dengan tempat dan waktu tertentu.

Ini adalah tugas yang boleh menjadi sangat menggembirakan, jadi bergantung pada teknologi boleh menjadi idea yang baik. Terdapat aplikasi, seperti Jadualonce, yang membolehkan anda mengadakan mesyuarat program secara automatik, membolehkan tetamu melihat tarikh yang ada dan memilih jadual yang sesuai untuk mereka.

5- Semak e-mel korporat

Ia adalah tugas yang boleh mengambil masa yang lama. Laporan Adobe yang diterbitkan pada tahun 2016, yang disebabkan oleh tinjauan sendiri kepada lebih daripada seribu pekerja, mendedahkan bahawa kami melewati purata 20.5 jam setiap minggu, menyemak e -mel kerja kami.

Mengklasifikasikan, membaca dan menjawab e -mel, adalah bentuk komunikasi yang sangat biasa dan membolehkan pertukaran fail dan tanggapan yang berkaitan dengan projek atau proses organisasi.

Walaupun syarikat berada dalam pencarian berterusan untuk borang pengurusan mel yang lebih cekap, terdapat juga aplikasi seperti label pintar Gmail.

Cara lain untuk mempercepatkan tugas ini adalah untuk memasukkan templat mel jenis, atau teks yang boleh dihantar dengan pengubahsuaian yang minimum kepada penerima yang berbeza dan peluang yang berbeza.

6- Pengurusan Kewangan

Tugas ini mesti dijamin bahawa wang memenuhi kitaran hayatnya dalam pembelian dan penjualan produk dan perkhidmatan; bahawa semua invois dihantar, didaftarkan, dibayar dan dihantar. Sudah tentu ada pejabat di mana mereka hanya berdedikasi untuk ini.

Aktiviti ini juga termasuk menjaga akaun kewangan dan dokumen undang -undang yang dikemas kini sedemikian rupa sehingga tidak ada kesulitan dengan rangka kerja undang -undang yang menyangkut organisasi.

7- Logistik

Fungsi ini menjamin bahawa semua barang yang berkaitan dengan kerja syarikat diangkut dari dan ke gudang dan pelanggan. Ia juga termasuk membuat pautan dengan pembekal untuk mendapatkan bahan mentah untuk pembuatan produk baru.

Matlamat fungsi ini adalah untuk memastikan bahawa syarikat itu memiliki segala yang diperlukan untuk mengekalkan pengeluaran baik atau perkhidmatan yang memasarkan.

8- Perhatian

Di pejabat, ia juga perlu menjawab telefon, kerana ia adalah cara komunikasi dengan pelanggan, pembekal dan antara pekerja bersama sendiri. 

Walaupun nampaknya tugas yang mudah, ia memerlukan protokol tertentu kerana ia boleh menjadi suara yang seseorang di luar syarikat bersekutu dengan imej ini. Oleh itu, adalah penting bahawa peraturan kesopanan dihormati, nada institusi dikekalkan, jumlah suara dan perbendaharaan kata yang digunakan disederhanakan.

Satu lagi fakta penting, yang kadang -kadang diabaikan ketika melaksanakan fungsi ini, adalah untuk menulis sebanyak mungkin data di sisi lain telefon; Ini akan memberi makan pangkalan data kenalan syarikat dan membolehkan anda memantau isu yang dibincangkan semasa perbualan telefon.

9- Organisasi Arkib

Kebanyakan tugas yang dilaksanakan di pejabat, menghasilkan beberapa dokumen: invois, nota, minit, minit, laporan jualan, dll.

Dalam digital atau kertas, ia adalah jumlah maklumat yang memerlukan seseorang untuk mengkatalogkannya, memfailkannya dan melindunginya mengikut tahap kepentingannya untuk perniagaan.

Tepatnya titik terakhir ini, ia organisasi.

Dalam beberapa kes cakera keras luaran.

10- Pengagihan Surat Syarikat

Tugas yang, walaupun tidak memerlukan latihan akademik yang sangat tinggi, memerlukan organisasi yang baik, tanggungjawab dan rasa mendesak, adalah pengagihan surat -menyurat di dalam pejabat.

Lakaran beberapa reka bentuk, kad kredit yang dihantar oleh bank, invois pembekal atau surat tindak balas entiti kerajaan, adalah beberapa dokumen yang boleh ditunggu oleh mana -mana pekerja dan yang mana banyak proses lain boleh bergantung kepada syarikat.

11- Perkhidmatan Pelanggan

Fungsi ini terdiri daripada pelanggan yang menghadiri secara fizikal dengan keraguan atau aduan mengenai produk atau perkhidmatan yang ditawarkan oleh syarikat.

12- Mencetak dan Menyalin Dokumen

Ia terdiri daripada mencetak dokumen yang mesti disimpan secara fizikal atau salinan yang mesti ditiru atau dihantar kepada pekerja syarikat.

13- wawancara dengan calon

Ini adalah salah satu tugas proses pemilihan kakitangan. Mereka boleh diambil secara individu atau dalam kumpulan, iaitu, memberi tumpuan kepada calon tunggal atau beberapa.

14- Pembelian Bekalan dan Bahan Pejabat

Bahan pejabat sangat penting untuk kecekapan mereka. Bekalan alat tulis, dakwat pencetak, pembungkusan atau kertas mesti sentiasa tersedia, jadi mesti ada seseorang yang menjaga pengurusan mereka.

15- Fungsi Pentadbiran

Usaha pentadbiran adalah penting bagi syarikat untuk mengekalkan kestabilan dan dapat mencapai kejayaan dalam perniagaannya. Menyedari isu -isu undang -undang, kertas kerja dan plot birokrasi lain adalah beberapa fungsi ini.

Rujukan

1. Audra Bianca (S/F). Petua Organisasi & Perancangan Pejabat. Pulih dari: perniagaan kecil.Chron.com.
2. Biz Trend (2015). 7 tugas pejabat yang boleh dan harus mengautomasikan. Pulih dari: Adakah.SBA.Gov.
3. Dewei Caitlin (2016). Berapa jam dalam hidup anda membazirkan e -mel kerja? Cuba kalkulator yang menyedihkan kami. Pulih dari: washingtonpost.com.
4. Laurie Reeves. Senarai pekerjaan yang bekerja di pejabat. Pulih dari: kerja.Chron.com.
5. Apa yang dilakukan pembantu pejabat. Pulih dari belajar.org.
6. Apa yang sebenarnya dilakukan oleh orang dalam pekerjaan pejabat. Pulih dari: reddit.com.